「用對的方法做事才有意義。」這是臺北捷運公司資訊處處長趙孟成最常講的一句話,為了提升北捷自主開發能力,逐步將委外系統收回,改為自辦之外,也徹底落實開發需求文件化,來提高開發團隊的效率 趙孟成 臺北捷運公司資訊處處長 臺北捷運系統,已經是許多人每天的通勤必需品,每天平均運量約200萬人次,比起1996年木柵線通車時的搭乘人次,已經翻了50倍,它更是臺北市大眾運輸發展的最好例證,而掌管著臺北捷運公司內部的資訊處,則是來自毫無資訊背景的趙孟成。
9年多前,趙孟成從車輛處副理的身分轉任資訊處處長,他過去一直以來都屬於線上維修單位,當時的臺北捷運正要逐步將所有業務、系統電腦化。「他們(現場單位)以為,電腦能夠解決任何事情,事實上不然。」憑藉著過去在現場的經驗,再加上深入了解資訊處的難處後,趙孟成特別重視溝通需求。他指出,資訊處的角色,就是一個溝通者、協調者。
尤其資訊處要負責全公司的行政系統開發、個人電腦維護的後勤工作外,還肩負著線上營運電腦,包含號誌電腦、電力電腦以及環控電腦,也因此資訊處是兩者兼備的角色。
在趙孟成的領導之下,資訊處現在擬定了「需求撰寫工作說明書」以及「系統開發工作說明書」,讓各單位可以準確地提出需求,將資源開發在對的地方。而且資訊處更突破自身技術的束縛,打造出總下載量達60萬次的「臺北捷運Go」行動App。
強調契合需求與流程改造,資訊處開發失誤率驟降 趙孟成表示,剛接任時公司正要將現場維修系統電腦化,但是開出需求的單位並沒有意識到這不僅僅只是將表單資料全部放到電腦裡而已,更重要的是,要配合電腦化,想出一套改善現有流程,又可以順暢運作的方式,如此一來將資料電腦化才有意義。
在經過反覆的溝通,最後資訊處採用去蕪存菁的方案,將重要的數據、關乎趨勢分析的資料放入電腦中,剩下龐大的例行表單就採用掃描的方式存入。
「我常在講『Do the right thing.』,用對的方法做事才有意義。一個系統發展最重要的關鍵就是需求要明確。」電腦化這件事,他表示,這是資訊部門要持續溝通的部份,一定要將各部門的開發需求清楚了解,並透過資訊處制定的「需求撰寫工作說明書」,要求公司內部各單位,在需要資訊處的協助時,清楚地描繪出需求。
不管哪個部門都得按照說明書內的範例來寫,列出目前的人工流程與未來開發後的差異會在哪。透過統一的書面表達,不論是新人還是資深的同仁,都可以很快速的進入狀況。之後,資訊處再根據這份書面資料,進行訪談,進一步溝通、確認彼此的需求與狀況,力求契合。這就是趙孟成所強調的,用對的方法做對的事情。
同時,資訊處也要求,各部門提需求時,必須要檢視現有的人工流程以及未來改造後的樣子。「或許有些比較簡單的系統是不需要流程改造,但是像維修管理這樣複雜的系統,要做開發,流程一定要改造。」趙孟成表示,要從最實際的面向去著手,而不是天馬行空的提出需求。
接下來,就是「系統開發工作說明書」上場的時候。一路從系統訪談開始,系統分析、系統設計,到開發完成測試的程序都訂定出來。
「最重要的是,說明書內將開發出來的系統UI做統一的規範。」他表示,公司系統很多,若系統的使用者介面(UI)都長得不一樣,會造成使用上的麻煩。所以,說明書裡清楚規定了Logo擺放的位置、版型、語言、設定功能位置不能差太多。一旦新系統開發出來,同仁都會很熟悉,也能減少在進行新系統訓練時的負擔。
此外,工作說明書內也規定業務部門提出需求後一定要成立工作小組,由業務單位的一級主管親自召開並主持,要將主管需履行的責任也規範進來。
雖然,這樣的方式不見得會讓開發速度加快,但是可以確定的是,準確符合需求的比例提升不少,也就是失誤率大幅驟降。「開發成功後,我再去修改瑕疵的比例,我認為有減少到一半以上。」他說。
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