茱蒂斯博曼(Judith Bowman)是美國在公司禮儀、國際禮儀、人脈拓展等領域方面,首屈一指的專家,經常受邀到全球500大企業從事職場禮儀、專業形象方面的演講與訓練,在《最後一個甜甜圈不要拿》這本書中,她提出許多第一手的細膩觀察,非常發人深省。
茱蒂斯博曼強調,雖然沒有人會因為對方很有禮貌就決定與他做生意,但看來微不足道的小動作,往往會影響別人對你的觀感,大家都喜歡和觀察敏銳、細心周到的人往來,任何「小事」都是影響你能不能出人頭地的「關鍵細節」。
細節1:搶先伸出你的手
初次見面要等女士先伸出手握手嗎?茱蒂斯博曼強調,社交場合中,不用考慮性別,掌控主導權是最重要的,誰先伸出手,就取得主控權,就有機會自我介紹、開啟話題。
在社交場合中,主動的人很容易引起注目。茱蒂斯博曼曾在一場餐會中,不斷伸出手,積極認識每個人,讓在場的一位大老闆注意到她,「我看到妳積極認識場中每個人,想請妳幫我上課,讓我跟妳一樣。」
為了隨時都能搶得先機,在自助餐會中,千萬別滿手食物飲料,這樣只會讓自己陷入沒有手握的窘境,永遠記得要把右手空下來準備握手。
細節2:出席活動前先練習念名字
出席社交活動或餐會前,盡可能設法拿到所有出席者名單,然後練習念出每個名字,每個人聽見別人正確念出自己名字都會開心,尤其名字較罕見的人更是如此,念對名字是拉近距離的第一步。
除了會念名字,參加社交活動前該做的功課還有:
●了解出席人物背景,近期活動和事業重心,找出可聊的話題。研判可結交的人脈和有用的關係,並且設定出優先順序,因為有些人參加這場活動,只想來幾分鐘就離開,要好好把握搶得先機。
●構思一段搶眼的自我介紹,簡短有力地說出自己公司、職稱和名字。
細節3:最後一個甜甜圈不要拿
飯局重點不在吃飯,你應該把自己餵飽再出席。茱蒂斯博曼強調,餐會是去認識重要人物,而非吃東西;即使得吃,不要選擇沾醬或剝殼的食物,沒人會對沾滿食物屑或領帶滴到醬汁的人有好印象。
有時主人會詢問要不要茶、咖啡或點心?茱蒂斯博曼建議,最好禮貌地婉拒。去那裡不是為了吃,食物和飲料可能為你帶來災難,打翻咖啡或糖粉弄髒文件,會製造不必要的麻煩。
如果主人花心思準備,不好推辭,也最好淺嚐即止。當盤裡甜甜圈剩下最後一個時,絕不要伸手拿走,那會顯示你在注意著食物,讓人覺得你很貪吃,無法拒絕食物誘惑。
細節4:能站著就不要坐著
參加社交活動,要讓在場人士對你留下正面印象,千萬別抱著去露面15分鐘就脫身的想法,如果現場可以自由行動,就盡量不要坐著,坐著會限制住選擇,別人也可能誤以為你沒興致或傲慢。除非和你談話的對象想坐下,才順勢坐下。
參加餐會或活動時,要做好準備方便交際:
●選擇有口袋的外套,一邊放自己名片,另一邊放別人名片。不要讓名片和錢包鑰匙混雜在一起,以免掏名片時手忙腳亂。
●入場前務必去一趟盥洗室,從頭到腳檢查好儀容,確定名牌別在醒目位置,不要讓對方必須在你身上打量搜尋名牌。
●走入門口前,先花個15秒檢視全場,除了知道誰來了,也讓人注意到你來了。
細節5:選個能掌全場的位置
在商務場合中,如果主人說「隨便坐哪裡都可以」,別就近一屁股坐下,應該把握機會,選擇能夠掌控全場的座位,例如面對門口的位子。美國房地產大亨唐納川普(Donald Trump)開會的固定成員開普謝(Carolyn Kepcher),身為會議中唯一女性,常被禮讓先選擇座位,她聰明地挑了最有權力的位置——緊鄰川普右手邊的座位,這個位置從此逐漸成為她的專屬座位,使得開普謝建立起川普左右手的形象。
除了挑個掌控全場的位置,最好選張「最不舒服」的椅子。坐在舒適的豪華皮椅上,往往容易放鬆、精神渙散,讓自己專業形象受損;如果椅子不舒服,你不得不坐直一點,把身子前傾,顯得專注且精神抖擻。
細節6:電話旁邊擺面鏡子吧!
你是否注意過自己講電話時的表情?如果沒有,試著在打電話時前面擺個鏡子,才會記得面帶微笑,從電話傳出去的聲音也會更吸引人,因為就算隔著電話,透過聲音,對方也可以知道你的態度、表情。
茱蒂斯博曼認為,要做好電話禮儀,重點不只在於彬彬有禮或和藹可親,而在於能否達到專業上的目標,以及用冷冰冰的電話拉近距離。因此,撥電話前要先想好腳本,講電話有效率展現專業,不但不該在打電話時分心看郵件或瀏覽網頁,如果可以,更要站起來講電話,這樣聲音會傳達出更多熱情和力量,顯得精神抖擻。
細節7:談話時把手放到桌面上
參加會議時,不要把雙手藏在桌面下。古時候把手藏在「檯面下」,可能表示手裡握有暗器會傷人,雖然你不至於真的攜帶武器,但雙手放在桌面上讓對方一目瞭然,表現出正大光明的樣子,可贏得對方信賴,也顯得較專業。
茱蒂斯博曼博曼曾因此吃了虧,有次和某家律師會面,圍坐著小圓桌,她把雙手放在膝蓋上,對方起身繞過桌子,盯著她膝蓋上的雙手看,茱蒂斯博曼意識到後馬上把手放到桌面,但她終究沒拿到那筆生意,雖不能歸咎是手放在膝蓋的錯,但這動作卻讓她沒能得到對方信賴。
除了把手放在對方視線可及的地方,也要避免不耐煩地戳手指等肢體動作,顯露出你心裡真正的感覺。
細節8:聊天要像變色龍
在聊天的過程中,眼神要直視對方,如果是坐姿,身體最好保持前傾,不要讓身體往後靠,看起來顯得無所謂、漠不關心。但這絕不是公式,茱蒂斯博曼強調,「聰明的人,應該像變色龍一樣,運用觀察力,順應對方的語言和肢體模式來做調整。」
茱蒂斯博曼有一次和7家廣播公司經營者見面,為了展現尊重,她以合乎專業禮儀的坐姿,身體前傾、背部直挺,椅子坐2/3,雙腿併攏右斜,呈現完美體態,對方卻翹著二郎腿,雙手交叉在胸前,這樣的肢體語言傳達出「拒人於千里外」的訊號。茱蒂斯博曼知道自己得打破規則,於是把身體往椅背靠,腳往前伸直,雙手垂在身體兩旁。看到茱蒂斯博曼的動作,對方頓有所悟,放下了二郎腿,手也不再交叉於胸前,兩人順利打破隔閡開始建立連結。
細節9:對方想收你的e-mail嗎
雖然現在使用網路已經是家常便飯,但請勿認為每個人都習慣收電子郵件,記得先問一句,「您比較喜歡用什麼方式聯絡,透過e-mail還是紙本信函?」事前詢問,顯示出你有多尊重對方,也顯示在建立關係時,你不會自以為是。
同樣的,對方在說話時,如果要做筆記,也要先問一聲,「我是否可以做點筆記?」在交換名片前,記得先詢問,「我可不可以給您一張我的名片」或「方便給我您的名片嗎?」不要理所當然先幫對方想好了答案。
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