煩心的事都清出腦袋，想做的事都有明確行動步驟
整理•撰文 / 謝明彧
文章來源 《經理人月刊》「下班前，清空所有工作」 雖說透過GTD，可以幫你將各種要做的事情，分門別類整理成一張張行動明確的待辦清單（To-Do List），但如果只把GTD當做是待辦清單的擬定方法，那可是小看了它。GTD所要解決的，其實是多數時間管理技巧所無法解決的問題：「如何讓人不被工作壓力所淹沒？」 美國詩人羅伯•佛羅斯特（Robert Frost）說過，「每天盡職地工作8小時，你或許有天能成為主管，然後每天工作12小時。」這句話聽來有點苦澀，卻是許多經理人不得不面對的現實。既然要處理的事情只會愈來愈多，那是不是有個可能，「雖然整天事務纏身，卻仍然能夠頭腦清醒、輕鬆自如地控制與處理一切」？ 上述這段話，是GTD發明人大衛•艾倫（David Allen）在著作《搞定I》開門見山給予讀者的承諾：就算事情再多，只要你能夠做到「全面掌握所有未知的事務」，就能夠忙而不亂，獲得「心如止水」般的穩定情緒，讓自己從工作壓力中解脫。 工作壓力的來源：不知道「到底該做什麼」 艾倫指出，一個人之所以會對工作感到壓力，來自以下3種情況： 1.你還無法明確認知這些事情的結果會是什麼。 2.你還沒有確定你的下一步具體行動到底是什麼。 3.你還沒有把預期結果和下一步行動的提示訊息，存入一個你能依賴的系統中去。 因此，GTD不是教你少做、不做，更沒有辦法幫你把5分鐘變成6分鐘，而是幫你確認「在什麼時候」「做什麼事情」「會得到什麼結果」，讓你對未知的擔憂，能夠撥雲見日。 或許你會懷疑，「管理好『所有』的事務，這有可能嗎？」艾倫表示，這件事是做得到的，條件是你必須做到以下幾點： 1.一件事如果占據著你的頭腦，你的思維就會受阻。所以，任何一件尚未完成的事，都必須置於一個客觀而可靠的系統中，並方便你隨時回頭檢視與清理。 2.你必須明白你的工作到底是什麼，要能夠判斷：需要採取什麼行動來推動工作的進程。 3.一旦決定了需要採取的行動方案，你必須在某一個你會經常查閱的體系中，安排好這些行動的訊息提示，提醒你什麼時候要做什麼事。 這裡有兩個關鍵：一是「找出該做的下一步行動」，二是「把各種任務全部從腦中移出，放入一個隨時可查詢的提醒系統中」。艾倫強調，人的腦力有限，過量訊息只會被遺忘和忽視，只憑大腦絕對做不到掌管所有工作，但是「一旦你澄清了所有的問題，做出一切必要的決定，並且把預期結果保存到某個系統中去，同時心裡十分明白，需要時你能隨時查詢，你的大腦才會放鬆下來。」 橫向管理蒐羅一切事務，縱向管理化想法為行動 想要享有「一切掌握在手的輕鬆感」，艾倫指出，就必須以「橫向」與「縱向」兩種視角來控制所有事務和行動。 「橫向管理」 是將一個人涉及的所有行動，毫無遺漏地蒐羅、分辨、執行。未知會讓人緊張，要卸下這份緊張感，解決方法就是你必須像一部不停進行全方位掃瞄的雷達一樣，把一天中任何一件引起你注意（不管是要做或想做）的事務都找出來，不論它是老闆交辦的專案、客戶要的資料，或是取消一場會議、午餐要吃什麼、幫小孩訂蛋糕等等，事無論大小、公私，通通列出來。
...詳全文
| 
沒有留言:
張貼留言